In vielen kleineren Betrieben läuft es so: Ein Geselle kündigt, ein anderer geht in Rente, und plötzlich fällt jemandem ein, dass man ja mal wieder ausbilden könnte. Dann ist es eigentlich schon zu spät. Eine Ausbildung dauert drei Jahre oder länger, dazu kommt der Vorlauf für die Suche. Wer heute merkt, dass Leute fehlen, hat frühestens in vier Jahren eine selbst ausgebildete Fachkraft.
Den Ausbildungsbedarf zu ermitteln heißt deshalb, die Personalplanung ein paar Jahre nach vorn zu denken. Das klingt nach Konzern und Personalabteilung, funktioniert aber auch in einem Betrieb mit zwölf Leuten am Küchentisch. Es braucht keine Software, sondern ehrliche Antworten auf ein paar Fragen.
Auf dieser Seite geht es um diese Fragen: Wer geht wann, was verändert sich im Betrieb, und wie kommst du von dort zu einer konkreten Zahl und Art von Ausbildungsplätzen?
Warum Ausbildungsplanung bei der Personalplanung beginnt
Ausbildung ist für die meisten Betriebe vor allem ein Weg, sich die eigenen Fachkräfte von morgen heranzuziehen. Welche Gründe es sonst noch gibt, steht auf der Seite Warum Betriebe ausbilden. Wenn der Hauptzweck aber die Fachkräftesicherung ist, dann hängt die Zahl der Ausbildungsplätze direkt davon ab, wie viele Fachkräfte der Betrieb in Zukunft braucht und wie viele er auf dem Arbeitsmarkt realistisch bekommt.
Gerade dieser zweite Punkt wird oft unterschätzt. In vielen Regionen und Branchen sind ausgebildete Fachkräfte schwer zu finden. Ein Betrieb, der sich darauf verlässt, später fertige Leute einzustellen, plant mit einer Annahme, die nicht immer aufgeht. Selbst ausbilden kostet Geld und Zeit, wie die Seite zu Kosten und Nutzen der Ausbildung zeigt. Es macht den Betrieb aber unabhängiger.
Die Altersstruktur ehrlich anschauen
Der einfachste Einstieg ist eine Liste aller Beschäftigten mit Funktion und Geburtsjahr. Daraus siehst du, wer in den nächsten Jahren voraussichtlich in Rente geht. Ein Elektrobetrieb mit vierzehn Beschäftigten, in dem drei der erfahrensten Gesellen Ende fünfzig sind, weiß nach fünf Minuten, dass er in absehbarer Zeit ein Problem hat, wenn er nichts tut.
Schau dabei nicht nur auf das Alter, sondern auch auf das Wissen, das an einzelnen Personen hängt. Wenn nur eine Kollegin die alte Steuerungstechnik einer Anlage versteht oder nur ein Mitarbeiter die Großkunden persönlich kennt, geht mit dem Ruhestand mehr verloren als eine Arbeitskraft. Für die Ausbildungsplanung heißt das: Rechtzeitig jemanden ausbilden, der in diese Rolle hineinwachsen kann, und genug Überschneidung einplanen, damit Wissen weitergegeben wird. Im Idealfall arbeitet der Azubi im letzten Ausbildungsjahr noch eine Weile direkt neben der Person, deren Aufgaben er später übernimmt.
Merke: Der quantitative Bedarf sagt, wie viele Fachkräfte fehlen werden. Der qualitative Bedarf sagt, was diese Fachkräfte können müssen. Für die Ausbildungsplanung brauchst du beides.
Fluktuation und andere Abgänge
Rente ist planbar, andere Abgänge sind es weniger. Leute wechseln den Arbeitgeber, ziehen um, machen sich selbstständig, gehen in Elternzeit oder in eine Weiterbildung. Schau zurück: Wie viele Fachkräfte haben euch in den letzten Jahren verlassen, und aus welchen Gründen? Daraus ergibt sich kein exakter Wert, aber eine brauchbare Größenordnung.
In der Gastronomie oder im Handel ist der Wechsel oft deutlich höher als in einem Handwerksbetrieb mit langjähriger Stammbelegschaft. Ein Hotel, das jedes Jahr einen Teil seiner Fachkräfte verliert, braucht entsprechend mehr Nachwuchs. Auch ausgelernte Azubis gehören in diese Rechnung: Nicht jeder bleibt nach der Prüfung, und nicht jede Ausbildung wird beendet. Plane also nicht so, als würde jeder Ausbildungsplatz automatisch zu einer übernommenen Fachkraft führen. Wie die Übernahme nach der Ausbildung gut gelingt, ist ein eigenes Thema.
Was sich im Betrieb verändert
Neben den Abgängen zählt die Entwicklung des Betriebs. Will die Geschäftsführung wachsen, einen neuen Standort eröffnen oder einen Geschäftsbereich aufbauen? Kommen neue Maschinen, neue Software, neue Anforderungen von Kunden? Ein Metallbetrieb, der in automatisierte Fertigung investiert, braucht in Zukunft vielleicht weniger Leute an der Maschine, dafür mehr, die Anlagen programmieren und instand halten.
Auch Themen wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit verändern Berufsprofile. Ein Sanitärbetrieb, der stärker auf Wärmepumpen und Energieberatung setzt, sollte prüfen, ob seine Ausbildung diese Inhalte abdeckt. Solche Veränderungen musst du nicht genau vorhersagen. Es reicht, mit der Geschäftsführung zu klären, welche Richtung der Betrieb einschlagen will, und daraus abzuleiten, welche Kenntnisse in ein paar Jahren gefragt sind.
Quantitativer und qualitativer Bedarf
Aus diesen Überlegungen ergeben sich zwei Seiten des Bedarfs. Der quantitative Bedarf ist die Zahl: Wie viele Fachkräfte werden in welchem Zeitraum fehlen? Der qualitative Bedarf beschreibt, welche Qualifikation diese Fachkräfte brauchen. Beide gehören zusammen. Ein Industriebetrieb, der zwei Mechaniker verliert, aber künftig eher Mechatroniker braucht, hat einen Bedarf von zwei Stellen, nur eben in einem anderen Beruf.
Der qualitative Bedarf entscheidet über den Beruf, die Fachrichtung und gegebenenfalls die Wahlqualifikationen. Hier schließt die Frage an, welchen Ausbildungsberuf der Betrieb wählt. Der quantitative Bedarf entscheidet, wie viele Plätze pro Jahr sinnvoll sind.
Von der Zahl zu den Ausbildungsplätzen
Ein vereinfachtes Beispiel: Ein Steuerbüro rechnet damit, in den nächsten fünf Jahren vier Fachangestellte zu verlieren, zwei durch Rente, zwei durch Wechsel. Es weiß aus Erfahrung, dass nicht jeder Azubi bleibt. Statt alle vier Jahre einmal zu viert auszubilden, plant es lieber jedes Jahr einen Platz und in einzelnen Jahren zwei. So entstehen keine Lücken, und die Azubis verteilen sich über die Lehrjahre.
Denk auch an den zeitlichen Vorlauf. Viele Schulabgänger bewerben sich ein Jahr vor dem Ausbildungsstart oder noch früher. Wer im Frühjahr feststellt, dass im Herbst ein Azubi anfangen soll, sucht oft schon in einem abgegrasten Markt. Rechne also vom gewünschten Zeitpunkt, an dem die neue Fachkraft einsatzbereit sein soll, rückwärts: Ausbildungsdauer, davor die Bewerbungsphase, davor die Entscheidung über Beruf und Zahl der Plätze. Wenn der Betrieb gleichmäßig jedes Jahr ausbildet, verliert dieser Vorlauf an Schrecken, weil die Suche dann ohnehin zum festen Jahreslauf gehört.
Dann kommt die Gegenprobe: Kann der Betrieb so viele Azubis überhaupt gut ausbilden? Es muss genug Ausbilder und Fachkräfte geben, die Zeit für die Anleitung haben, genug Arbeitsplätze und Aufgaben. Die Zahl der Azubis muss in einem angemessenen Verhältnis zur Zahl der Fachkräfte stehen. Das gehört zur Eignung der Ausbildungsstätte. Lieber einen Platz weniger und dafür gut betreut als drei Azubis, die nebenherlaufen.
So kommt das Thema in der Prüfung vor
In der schriftlichen Prüfung wird der Ausbildungsbedarf typischerweise mit einem kurzen Fall abgefragt: Ein Betrieb beschreibt seine Lage, und du sollst Einflussgrößen nennen oder zwischen quantitativem und qualitativem Bedarf unterscheiden. Begriffe wie Altersstruktur, Fluktuation und betriebliche Entwicklung solltest du sicher zuordnen können. Häufig wird auch gefragt, welche internen und externen Faktoren eine Rolle spielen, etwa die Lage am regionalen Arbeitsmarkt oder die Zahl der Schulabgänger.
Klar ist aber: Jede Bedarfsplanung ist eine Schätzung. Niemand weiß sicher, wer in drei Jahren kündigt. Gerade deshalb ist ein jährlicher kurzer Blick auf die Planung besser als ein großes Konzept, das danach in der Schublade liegt.
Häufige Fragen
Das ist in der Regel Aufgabe der Geschäftsführung bzw. der Personalverantwortlichen. Der Ausbilder sollte eingebunden sein, weil er weiß, wie viele Azubis sich realistisch gut betreuen lassen.
Ja, der Betriebsrat hat Beteiligungsrechte bei der Berufsbildung und bei der Personalplanung. Er ist frühzeitig zu informieren und kann Vorschläge machen.
Dann liegt das Problem meist bei der Ansprache, nicht bei der Planung. Hier setzt das Ausbildungsmarketing an.
