Viele Azubis erfahren erst im Abschlusszeugnis oder in der Prüfung, wie ihr Betrieb sie eigentlich sieht. Das ist zu spät. Regelmäßige Beurteilungsgespräche geben beiden Seiten die Chance, rechtzeitig nachzusteuern: Der Azubi weiß, wo er steht und woran er arbeiten soll, der Ausbilder erfährt, wie der Azubi seine Ausbildung erlebt.
Ein gutes Beurteilungsgespräch ist kein Zeugnistag mit erhobenem Zeigefinger. Es ist ein vorbereitetes Gespräch auf Augenhöhe, in dem Bilanz gezogen und gemeinsam der nächste Abschnitt geplant wird. Ob das gelingt, hängt weniger vom Formular ab als von Vorbereitung und Haltung.
Wozu regelmäßige Beurteilungen dienen
Im Alltag bekommen Azubis viele kleine Rückmeldungen. Das Beurteilungsgespräch fasst sie zusammen und ordnet sie ein: Wie hat sich der Azubi in den letzten Monaten entwickelt? Wo liegen Stärken, wo Lücken? Liegt er beim Ausbildungsstand im Plan? Das hilft gegen das Gefühl, nur nach Tagesform beurteilt zu werden.
Wie oft beurteilt wird, legt der Betrieb fest. Viele beurteilen am Ende jedes Ausbildungsabschnitts, etwa nach einem Wechsel der Abteilung, oder in festen Abständen, zum Beispiel halbjährlich. Ein früher Termin vor dem Ende der Probezeit ist sinnvoll, damit beide Seiten wissen, ob es passt. Die gesammelten Beurteilungen sind außerdem eine gute Grundlage, wenn später das Ausbildungszeugnis geschrieben wird.
Gibt es einen Betriebsrat, braucht der Betrieb für allgemeine Beurteilungsgrundsätze seine Zustimmung. Ein einheitlicher Beurteilungsbogen für alle Azubis wird in solchen Betrieben deshalb mit ihm abgestimmt.
Die Vorbereitung
Ein Beurteilungsgespräch, das zwischen zwei Terminen improvisiert wird, wirkt auf Azubis wie Geringschätzung. Plane es mit festem Termin, ausreichend Zeit und einem ruhigen Raum ohne Störungen. Gib dem Azubi einige Tage vorher Bescheid, damit er sich ebenfalls vorbereiten kann.
Inhaltlich bereitest du dich vor, indem du deine Beobachtungen sammelst: Notizen aus dem Alltag, Rückmeldungen der Fachabteilungen, in denen der Azubi eingesetzt war, Ergebnisse von Lernerfolgskontrollen, das Berichtsheft, gegebenenfalls Berufsschulnoten. Wichtig ist, dass du über den ganzen Zeitraum urteilst und nicht nur über die letzten zwei Wochen. Genau hier passieren typische Beurteilungsfehler, etwa wenn ein kürzlicher Fehler alles andere überstrahlt.
Welcher Bogen und welche Kriterien zum Einsatz kommen, ist eine Frage des Beurteilungssystems. Für das Gespräch selbst reicht es, jede Bewertung mit konkreten Beispielen belegen zu können. Überlege dir außerdem vorab, welche zwei oder drei Punkte dir am wichtigsten sind. Wer alles ansprechen will, verliert sich in Details, und das Wesentliche geht unter.
Merke: Erst die Selbsteinschätzung des Azubis, dann deine Einschätzung mit Beispielen, am Ende wenige überprüfbare Ziele. Und alles schriftlich festhalten.
Der Ablauf des Gesprächs
Bewährt hat sich ein Ablauf in mehreren Schritten:
- Einstieg: kurz und freundlich ankommen, Anlass und Ablauf des Gesprächs nennen
- Selbsteinschätzung des Azubis: Wie sieht er selbst die letzten Monate?
- Einschätzung des Ausbilders: Stärken und Entwicklungsfelder, jeweils mit Beispielen
- Austausch: Unterschiede in den Einschätzungen besprechen
- Vereinbarungen: Ziele und Unterstützung für den nächsten Zeitraum
- Abschluss: zusammenfassen, offene Fragen klären, nächsten Termin festlegen
Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Wenn der Azubi zuerst spricht, hörst du seine Sicht unverfälscht, und er fühlt sich ernst genommen. Oft sind Azubis selbstkritischer als erwartet, was dir die eigene Rückmeldung erleichtert. Für deine Einschätzung gelten dieselben Regeln wie für jedes gute Feedback: konkret, beschreibend, auf Verhalten bezogen. Fang mit den Stärken an, aber nicht als Pflichtübung, sondern weil es sie gibt.
Den Azubi beteiligen
Ein Beurteilungsgespräch ist kein Monolog. Der Azubi sollte mindestens so viel Redezeit haben wie du. Neben der Selbsteinschätzung gehört dazu, dass er sagen kann, wie er die Ausbildung erlebt: ob er sich ausreichend betreut fühlt, ob er in einer Abteilung zu wenig gelernt hat, was er sich wünscht. Ein angehender Mechatroniker, der berichtet, dass er in der Instandhaltung fast nur Ersatzteile geholt hat, gibt dir einen wichtigen Hinweis auf eine Lücke im Ausbildungsplan.
Hilfreich ist ein Selbsteinschätzungsbogen mit denselben Kriterien wie dein Beurteilungsbogen, den der Azubi vorab ausfüllt. Dann werden Unterschiede sofort sichtbar und lassen sich gezielt besprechen.
Ziele vereinbaren
Am Ende des Gesprächs sollten wenige, klare Vereinbarungen stehen. Zwei oder drei Ziele für die nächsten Monate sind realistisch, zehn sind zu viele. Ziele sollten konkret und überprüfbar sein: „Bis zum nächsten Gespräch erstellst du Angebote für Standardprodukte selbstständig, ohne dass ich nachrechnen muss“ ist besser als „Du solltest sorgfältiger werden“.
Zu jedem Ziel gehört die Frage, was der Betrieb beiträgt. Wenn eine Auszubildende in der Steuerkanzlei bei Buchungen sicherer werden soll, braucht sie Gelegenheit zum Üben und jemanden, der ihre Buchungen in der ersten Zeit gegenliest. Zielvereinbarungen sind keine Einbahnstraße. Beim nächsten Gespräch schaut ihr als Erstes auf diese Ziele: Was wurde erreicht, was nicht, und woran lag es?
Dokumentation
Halte die Ergebnisse schriftlich fest: Datum, Teilnehmer, Kernaussagen der Einschätzung, vereinbarte Ziele und Unterstützung, nächster Termin. Viele Betriebe nutzen dafür den Beurteilungsbogen selbst, ergänzt um ein Feld für Vereinbarungen. Der Azubi sollte die Dokumentation sehen und unterschreiben können, bei Bedarf mit eigener Stellungnahme, wenn er nicht einverstanden ist.
Die Dokumentation dient mehreren Zwecken. Sie hilft beim nächsten Gespräch, weil du an die Vereinbarungen anknüpfen kannst. Sie macht die Entwicklung über die gesamte Ausbildungszeit sichtbar. Und sie ist hilfreich, wenn es zu Konflikten kommt oder das Ausbildungsverhältnis vorzeitig endet. Beurteilungen sind personenbezogene Daten. Sie gehören in die Personalakte und nicht in eine offene Ablage.
Wenn das Gespräch schwierig wird
Nicht jedes Gespräch verläuft harmonisch. Manche Azubis sehen sich deutlich besser, als du sie siehst. Andere reagieren auf Kritik mit Tränen oder Abwehr. Hier hilft es, bei den Fakten zu bleiben und Beispiele zu nennen. Gegen ein „Das stimmt doch gar nicht“ ist ein konkretes „Am Dienstag und am Donnerstag hast du die Lieferscheine nicht geprüft“ stärker als jeder allgemeine Eindruck.
Wenn die Einschätzungen weit auseinanderliegen, musst du nicht alles in einem Gespräch klären. Es ist in Ordnung, die unterschiedlichen Sichtweisen festzuhalten und für die nächsten Wochen eine gemeinsame Beobachtung zu vereinbaren. Steckt hinter den Leistungsproblemen ein echter Konflikt, etwa mit Kollegen oder mit dir, ist ein eigenes Gespräch der bessere Rahmen, wie auf der Seite Das Konfliktgespräch führen beschrieben. Und wenn der Azubi im Gespräch persönliche Probleme anspricht, gilt: zuhören, ernst nehmen und bei Bedarf Hilfe vermitteln, ohne die eigene Rolle zu überschreiten.
Das Beurteilungsgespräch als Prüfungsthema
In der schriftlichen Prüfung wird das Beurteilungsgespräch oft als Fallsituation abgefragt: Ein Ausbilder führt ein Gespräch, und du sollst erkennen, was er richtig oder falsch macht, oder die Schritte in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Typisch sind auch Fragen zum Zweck regelmäßiger Beurteilungen, zur Rolle der Selbsteinschätzung und zu Beurteilungsfehlern.
Ob sich ein Beurteilungsgespräch als Thema für die praktische Prüfung eignet, solltest du vorher mit deiner Kammer klären, denn dort soll eine Ausbildungssituation gezeigt werden, in der der Azubi etwas lernt. Im Fachgespräch kann aber die Frage kommen, wie du den Lernfortschritt aus deiner Unterweisung später in einer Beurteilung aufgreifen würdest.
Häufige Fragen
Das Berufsbildungsgesetz schreibt kein bestimmtes Gesprächsformat vor. Regelmäßige Beurteilungen gehören aber zu einer geordneten Ausbildung und können in Betriebsvereinbarungen geregelt sein.
In der Regel nicht, das Gespräch findet zwischen Ausbilder und Azubi statt. Bei größeren Problemen kann ein gesondertes Gespräch mit den Erziehungsberechtigten sinnvoll sein, am besten mit Wissen des Azubis.
Die Unterschrift bestätigt meist nur, dass das Gespräch stattgefunden hat, nicht, dass er zustimmt. Biete ihm an, seine abweichende Sicht schriftlich zu ergänzen.
