Irgendwann stellt sich in jedem Ausbildungsbetrieb die Frage: Wie halten wir fest, wie sich unsere Azubis entwickeln? Manche Betriebe verlassen sich auf das Gefühl der Ausbilder, andere haben mehrseitige Bögen mit zwanzig Kriterien. Beides hat Schwächen. Das eine ist kaum nachvollziehbar, das andere wird oft lieblos abgehakt.
Ein Beurteilungssystem ist das Regelwerk dahinter: Was wird beurteilt, nach welchem Maßstab, von wem und wie oft? Wer diese Fragen einmal sauber klärt, spart sich später viele Diskussionen und macht Beurteilungen für Azubis nachvollziehbar. Und er hat eine solide Grundlage, wenn am Ende der Ausbildung das Zeugnis geschrieben wird.
Wozu Beurteilungen in der Ausbildung dienen
Beurteilungen sind kein Selbstzweck. Sie geben dem Azubi eine Rückmeldung, wo er steht, und dem Ausbilder eine Grundlage, um die weitere Ausbildung zu planen. Wenn ein Azubi im Lager regelmäßig Schwierigkeiten mit der Inventur hat, ist das ein Signal, diese Inhalte noch einmal gezielt aufzugreifen. Außerdem helfen festgehaltene Beurteilungen bei späteren Entscheidungen: Verkürzung der Ausbildungszeit, Übernahme, Förderbedarf oder im schlimmsten Fall eine Trennung. Und sie liefern Material für das Ausbildungszeugnis, das am Ende ohnehin geschrieben werden muss.
Wichtig ist die Haltung dahinter: Eine Beurteilung in der Ausbildung schaut nach vorn. Sie soll zeigen, was als Nächstes kommt, nicht nur festhalten, was schiefging.
Freie und gebundene Beurteilung
Bei der freien Beurteilung schreibt der Ausbilder in eigenen Worten auf, was ihm aufgefallen ist, zum Beispiel ein kurzer Text nach einem Abteilungsdurchlauf. Der Vorteil: Individuelle Stärken und Entwicklungen lassen sich genau beschreiben. Der Nachteil: Jeder schreibt anders, manche ausführlich, manche drei Zeilen, und Vergleiche zwischen Azubis oder Ausbildern sind kaum möglich. Außerdem hängt viel davon ab, wie gut jemand formulieren kann.
Die gebundene Beurteilung arbeitet mit festen Kriterien und vorgegebenen Stufen. Alle Azubis werden nach denselben Merkmalen eingeschätzt, die Ergebnisse sind vergleichbar und schneller erfasst. Dafür besteht die Gefahr, dass nur noch Kreuze gesetzt werden und niemand mehr erklärt, wie es dazu kam. In der Praxis hat sich deshalb eine Mischform bewährt: feste Kriterien mit Skala, ergänzt um ein freies Feld für Beobachtungen, Stärken und vereinbarte nächste Schritte.
Merke: Eine gebundene Beurteilung mit beschriebenen Stufen und einem freien Textfeld verbindet Vergleichbarkeit mit dem Blick auf den einzelnen Azubi.
Kriterien sinnvoll auswählen
Die Kriterien sollten zu den Inhalten der Ausbildung passen. Eine gute Quelle ist der Ausbildungsrahmenplan, aus dem sich ableiten lässt, was in welchem Abschnitt gelernt werden soll. Üblich ist eine Einteilung in drei Bereiche: fachliche Leistung (Kenntnisse, Arbeitsqualität, Arbeitstempo), Arbeitsverhalten (Sorgfalt, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft) und Sozialverhalten (Zusammenarbeit, Umgang mit Kunden, Umgang mit Kritik).
Weniger ist dabei oft mehr. Ein Bogen mit acht bis zwölf klar beschriebenen Merkmalen wird ernster genommen als einer mit dreißig. Jedes Kriterium sollte beobachtbar sein. „Arbeitet sorgfältig“ ist schwer zu greifen, „prüft eigene Arbeitsergebnisse vor der Weitergabe“ schon eher. Für einen Elektroniker-Azubi könnte das heißen: misst nach, dokumentiert Prüfergebnisse, verlässt den Arbeitsplatz aufgeräumt. Für eine angehende Hotelfachfrau: kontrolliert das Zimmer vor der Freigabe, meldet Mängel sofort. Bewerte außerdem keine Persönlichkeitsmerkmale, die mit der Arbeit nichts zu tun haben.
Skalen und Beurteilungsbögen
Für die Stufen gibt es verschiedene Lösungen. Numerische Skalen, etwa von 1 bis 5, sind schnell auszufüllen, aber jeder versteht die Zahlen etwas anders. Verbal beschriebene Stufen sind deutlich besser, zum Beispiel „übertrifft die Anforderungen“, „erfüllt die Anforderungen“, „erfüllt die Anforderungen teilweise“ und „erfüllt die Anforderungen noch nicht“. Noch genauer wird es, wenn für jedes Kriterium beschrieben ist, wie die Stufen konkret aussehen. Das ist aufwendig in der Erstellung, macht die Beurteilung aber viel fairer.
Eine Frage, die in Betrieben oft diskutiert wird, ist die Zahl der Stufen. Eine ungerade Zahl bietet eine Mitte, in die man sich bei Unsicherheit flüchten kann. Eine gerade Zahl zwingt zu einer Aussage. Welche Lösung besser ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Entscheidend ist, dass der Bogen erklärt wird und alle ihn gleich verwenden. Welche Verzerrungen trotzdem drohen, beschreibt die Seite zu typischen Beurteilungsfehlern.
Selbst- und Fremdeinschätzung verbinden
Viele Betriebe lassen den Azubi denselben Bogen vorab selbst ausfüllen. Das hat mehrere Vorteile. Der Azubi setzt sich mit den Anforderungen auseinander und muss über die eigene Leistung nachdenken. Im Gespräch wird schnell sichtbar, wo die Einschätzungen auseinandergehen, und genau dort lohnt sich die Diskussion. Wer sich deutlich schlechter einschätzt als der Ausbilder, braucht vielleicht Bestärkung. Wer sich deutlich besser sieht, hat womöglich nie eine klare Rückmeldung bekommen.
Ergänzend kann die Fremdeinschätzung von mehreren Personen kommen. Wenn ein Azubi in einem Industriebetrieb durch verschiedene Abteilungen läuft, beurteilt jeweils der zuständige Ausbildungsbeauftragte, und der Ausbilder führt die Ergebnisse zusammen. So entsteht ein breiteres Bild, und einzelne Vorlieben fallen weniger ins Gewicht. Wie die Ergebnisse anschließend besprochen werden, steht auf der Seite zum Beurteilungsgespräch.
Wie oft beurteilt wird
Eine feste gesetzliche Vorgabe zur Häufigkeit betrieblicher Beurteilungen gibt es nicht. Bewährt haben sich feste Zeitpunkte: vor dem Ende der Probezeit, am Ende jedes Abteilungsdurchlaufs oder Ausbildungsabschnitts und zusätzlich etwa halbjährlich. In kleinen Handwerksbetrieben ohne Versetzungen reicht oft ein halbjährlicher Rhythmus, solange zwischendurch regelmäßig Rückmeldung läuft.
Eine Beurteilung darf nie die erste Rückmeldung sein. Wenn der Azubi im Gespräch zum ersten Mal hört, dass seine Arbeit Mängel hat, ist vorher etwas falsch gelaufen. Laufendes Feedback im Alltag und die formelle Beurteilung gehören zusammen. Gibt es einen Betriebsrat, sollte er früh eingebunden werden: Bei allgemeinen Beurteilungsgrundsätzen hat er ein Mitbestimmungsrecht, und ein Bogen, der für alle Azubis gilt, fällt in der Regel darunter.
Typische Schwächen in der Praxis
Viele Beurteilungssysteme scheitern nicht am Bogen, sondern an der Anwendung. Ein häufiges Problem: Der Bogen wird erst am Tag vor dem Gespräch hervorgeholt und aus der Erinnerung ausgefüllt. Ein anderes: Die Ausbildungsbeauftragten in den Fachabteilungen wurden nie eingewiesen und füllen ihn nach eigenem Verständnis aus. Dann bedeutet dieselbe Stufe in der Buchhaltung etwas anderes als im Versand. Auch zu lange Bögen sind ein Klassiker. Wer zwanzig Kriterien bewerten muss, kreuzt irgendwann nur noch durch.
Abhilfe schaffen ein kurzes Treffen aller Beteiligten, in dem der Bogen an einem Beispiel durchgegangen wird, und die Regel, Beobachtungen schon während des Abschnitts zu sammeln. Sinnvoll ist auch, das System nach ein oder zwei Jahren zu überprüfen: Welche Kriterien helfen wirklich, welche werden immer gleich angekreuzt? Ein Beurteilungssystem darf sich weiterentwickeln, genau wie die Ausbildung selbst.
Das Thema in Prüfung und Fachgespräch
In der schriftlichen AEVO-Prüfung kommen Beurteilungssysteme oft als Fallaufgabe vor: Ein Betrieb will ein neues Verfahren einführen, und du sollst Vor- und Nachteile freier und gebundener Beurteilung nennen oder Kriterien für einen bestimmten Beruf vorschlagen. Hilfreich ist, die Begriffe sicher zu unterscheiden und immer mit Bezug zum Beruf zu argumentieren. Allgemeine Aussagen wie „Beurteilungen sind wichtig“ bringen kaum Punkte.
Im Fachgespräch kann die Frage kommen, wie du den Lernstand deines Azubis nach der vorgestellten Ausbildungssituation festhältst. Dann zeigst du, dass du Beobachtung, Kriterien und Rückmeldung zusammen denkst.
Häufige Fragen
Eine ausdrückliche Pflicht zu einem bestimmten System gibt es nicht. Wer aber planvoll ausbilden und am Ende ein aussagekräftiges Zeugnis schreiben will, kommt um regelmäßige, festgehaltene Beurteilungen kaum herum.
Unbedingt. Eine Beurteilung, die unbesprochen in der Akte liegt, kann ihm nicht helfen, sich zu verbessern.
Sie sind vertraut, verleiten aber dazu, Durchschnitte zu bilden und die Begründung wegzulassen. Beschriebene Stufen sagen meist mehr aus als eine 2,3.
