In fast jedem Betrieb gibt es sie: Mitarbeiter, die seit Jahren in einem Beruf arbeiten, ohne ihn je gelernt zu haben. Die Lageristin, die seit acht Jahren den Wareneingang organisiert. Der Helfer in der Tischlerei, der längst alle Maschinen bedient. Fachlich sind sie oft so weit wie ausgelernte Fachkräfte, auf dem Papier gelten sie als ungelernt.
Für diese Menschen gibt es die Externenprüfung. Sie ermöglicht die Zulassung zur regulären Abschlussprüfung ohne Ausbildungsverhältnis. Wer besteht, hat denselben Abschluss wie jeder Azubi. Für Betriebe ist das ein gutes Mittel der Fachkräftesicherung, und als Ausbilder wirst du oft gefragt, wenn ein Kollege diesen Weg gehen will.
Was die Externenprüfung ist
Externenprüfung ist kein eigener Prüfungstyp, sondern der übliche Name für einen besonderen Zulassungsweg. Der Prüfling legt dieselbe Abschlussprüfung ab wie die Auszubildenden, mit denselben Anforderungen und vor einem regulären Prüfungsausschuss. Er kommt nur auf einem anderen Weg dorthin, nämlich nicht über einen Ausbildungsvertrag, sondern über seine Berufserfahrung.
Das Ergebnis ist ein vollwertiger Berufsabschluss. Auf dem Arbeitsmarkt zählt er genauso wie der Abschluss nach einer dualen Ausbildung, und er öffnet dieselben Türen, etwa zu einer Aufstiegsfortbildung oder einer tariflichen Eingruppierung als Fachkraft.
Wer zugelassen wird
Zur Abschlussprüfung wird auch zugelassen, wer nachweist, dass er mindestens das Eineinhalbfache der vorgeschriebenen Ausbildungszeit in dem Beruf tätig gewesen ist, in dem er die Prüfung ablegen will. Bei einem dreijährigen Beruf sind das viereinhalb Jahre, bei einem dreieinhalbjährigen Beruf gut fünf Jahre.
Wichtig sind die Worte „in dem Beruf“. Es reicht nicht, irgendwo im Betrieb gearbeitet zu haben. Die Tätigkeit muss den Inhalten des Ausbildungsberufs entsprechen. Wer als Helfer im Lager nur Kartons gestapelt hat, erfüllt die Voraussetzung für die Fachkraft für Lagerlogistik nicht automatisch. Wer dagegen Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Versand selbstständig erledigt hat, hat gute Chancen.
Zeiten einer Ausbildung in einem anderen, einschlägigen Beruf werden als Berufstätigkeit berücksichtigt. Außerdem kann die Kammer ganz oder teilweise auf die Mindestzeit verzichten, wenn jemand durch Zeugnisse oder auf andere Weise glaubhaft macht, dass er die berufliche Handlungsfähigkeit erworben hat. Darüber entscheidet sie im Einzelfall.
Merke: Externe legen dieselbe Abschlussprüfung ab wie Azubis. Voraussetzung ist in der Regel einschlägige Berufserfahrung im Umfang des Eineinhalbfachen der Ausbildungszeit.
Welche Nachweise gebraucht werden
Die Kammer will nachvollziehen können, was jemand wie lange gemacht hat. Typische Nachweise sind:
- Arbeitszeugnisse und Arbeitsverträge mit Angaben zu Dauer und Umfang der Tätigkeit
- Tätigkeitsbeschreibungen des Arbeitgebers, möglichst konkret und am Ausbildungsrahmenplan orientiert
- Nachweise über Lehrgänge und Weiterbildungen
- gegebenenfalls Unterlagen aus dem Ausland mit Übersetzung
Hier kommst du als Ausbilder ins Spiel. Eine Tätigkeitsbeschreibung, die nur „Mitarbeiter im Lager“ sagt, hilft niemandem. Nimm den Ausbildungsrahmenplan des Berufs und beschreibe, welche Inhalte der Kollege tatsächlich beherrscht und seit wann. Gib bei Teilzeit den Stundenumfang an, weil die Kammer ihn bei der Bewertung der Berufserfahrung berücksichtigt.
Der Weg von der Idee bis zur Prüfung
Für einen Mitarbeiter, der den Abschluss nachholen will, läuft es meist in diesen Schritten ab:
- Beratung bei der Kammer: Passt der Beruf, reicht die Berufserfahrung, welche Unterlagen werden gebraucht?
- Unterlagen sammeln: Zeugnisse, Verträge, Tätigkeitsbeschreibungen, gegebenenfalls Übersetzungen
- Antrag auf Zulassung zur Abschlussprüfung stellen, rechtzeitig vor dem gewünschten Termin
- Vorbereitung auf Theorie und Praxis, allein, im Betrieb oder in einem Lehrgang
- Prüfung zum regulären Termin, gemeinsam mit den Auszubildenden des Jahrgangs
Plane für diesen Weg genug Zeit ein. Zwischen dem ersten Gespräch und der Prüfung liegen oft viele Monate, vor allem wenn noch Unterlagen fehlen oder ein Vorbereitungskurs nötig ist.
Was Betrieb und Mitarbeiter davon haben
Für Betriebe ist die Externenprüfung eine Möglichkeit, Fachkräfte aus den eigenen Reihen zu gewinnen. Wer jahrelang zuverlässig gearbeitet hat, kennt die Abläufe, die Kunden und das Team. Mit einem Abschluss kann er Aufgaben übernehmen, für die eine formale Qualifikation verlangt wird, und er kann später Azubis anleiten, zum Beispiel als Ausbildungsbeauftragter.
Für den Mitarbeiter ist der Abschluss oft eine große persönliche Bestätigung. Viele Ungelernte haben jahrelang das Gefühl, trotz guter Arbeit weniger wert zu sein. Ein Abschluss ändert das, und häufig auch die Bezahlung. Ehrlich gesagt hat das für den Betrieb auch eine Kehrseite: Mit dem Abschluss steigt der Marktwert, und nicht jeder bleibt. Wer seine Leute fair behandelt und ihnen Perspektiven bietet, muss das aber selten fürchten.
Vorbereitung: wo Externe straucheln
Viele Externe sind in der Praxis stark, haben aber Lücken in der Theorie. Sie haben nie eine Berufsschule besucht und kennen Fachbegriffe, Berechnungen oder Rechtsfragen nur aus dem Alltag. Ein erfahrener Verkäufer kann hervorragend beraten, scheitert aber vielleicht an der Kalkulation oder an Wirtschafts- und Sozialkunde. Ein langjähriger Helfer in der Metallbearbeitung kennt seine Maschine, aber nicht unbedingt die technische Mathematik dahinter.
Für die Vorbereitung gibt es Lehrgänge bei Kammern und Bildungsträgern, oft berufsbegleitend. Die Agentur für Arbeit fördert solche Wege unter bestimmten Voraussetzungen. Ob ein Kurs nötig ist, hängt vom Menschen ab. Mindestens sollte der Prüfling alte Prüfungsaufgaben durcharbeiten und genau wissen, wie die Prüfung aufgebaut ist.
Betriebe können viel beitragen: Lernzeit freigeben, eine Ansprechpartnerin benennen und den Kollegen gezielt in Bereiche schicken, die er noch nicht kennt. Die Methoden aus der Prüfungsvorbereitung von Azubis helfen auch hier, mehr dazu unter Azubis auf die Abschlussprüfung vorbereiten. Bedenke aber, dass erfahrene Erwachsene den Sinn einer Übung sehen wollen und nicht wie Schüler behandelt werden möchten.
Abgrenzung zum Validierungsverfahren
Mit der BBiG-Reform wurde ein zweiter Weg geschaffen: das Validierungsverfahren. Auch hier geht es um Menschen, die beruflich viel können, aber keinen Abschluss haben. Der Unterschied liegt im Ablauf und im Ergebnis.
Bei der Externenprüfung legt man die vollständige Abschlussprüfung ab und erhält bei Bestehen den Berufsabschluss. Beim Validierungsverfahren werden die vorhandenen Kompetenzen auf anderem Weg festgestellt und mit einem Referenzberuf verglichen. Am Ende steht ein Bescheid darüber, ob die berufliche Handlungsfähigkeit vollständig oder überwiegend vergleichbar ist. Das ist besonders für Menschen interessant, denen eine klassische Prüfungssituation schwerfällt oder die nur einen Teil des Berufs beherrschen.
Welcher Weg im Einzelfall besser passt, sollten Interessierte mit der Kammer besprechen. Zur Einordnung von Abschlüssen hilft die Seite DQR und Durchlässigkeit der Bildungswege.
Prüfungswissen: was du parat haben solltest
In der AEVO-Prüfung gehört die Externenzulassung zu den Zulassungsfragen im Handlungsfeld 4. Eine typische Aufgabe: Ein Mitarbeiter arbeitet seit fünf Jahren als Helfer in einem dreijährigen Beruf und will den Abschluss machen. Welche Voraussetzung muss er erfüllen? Die Antwort: Berufstätigkeit im Umfang des Eineinhalbfachen der Ausbildungszeit, hier also viereinhalb Jahre, und zwar einschlägig im Beruf, nachgewiesen gegenüber der Kammer.
Verwechsle die Externenzulassung nicht mit der vorzeitigen Zulassung. Die betrifft Azubis mit guten Leistungen, die vor Ende ihrer Ausbildungszeit geprüft werden. Externe haben gar kein Ausbildungsverhältnis. Rechne außerdem damit, dass der Unterschied zur Validierung gefragt werden kann.
Häufige Fragen
Nein, ein Kurs ist keine Voraussetzung. Er ist aber oft sinnvoll, weil Externe keinen Berufsschulunterricht hatten.
Ja, auch Tätigkeiten im Ausland können berücksichtigt werden, wenn sie einschlägig sind und nachgewiesen werden. Wer einen ausländischen Berufsabschluss hat, sollte zusätzlich an ein Anerkennungsverfahren denken.
Bei Externen gibt es keinen Ausbildungsbetrieb, der die Gebühr automatisch trägt. Oft zahlt der Prüfling selbst, manche Arbeitgeber übernehmen die Kosten.
