Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag gibt es eine Reihe von Pflichten, die nicht schwer sind, aber leicht durchrutschen. In großen Betrieben kümmert sich die Personalabteilung darum, in kleinen Betrieben bleibt es oft am Ausbilder oder am Inhaber hängen. Wer nur alle zwei oder drei Jahre einen Azubi einstellt, hat die Abläufe dann nicht mehr im Kopf.
Diese Seite ist als Checkliste gedacht. Sie geht die wichtigsten Punkte in der Reihenfolge durch, in der sie typischerweise anfallen, und erklärt kurz, worum es jeweils geht. Für die Details gibt es eigene Seiten, die an den passenden Stellen verlinkt sind. Wenn du eigene Abläufe hast, ergänze die Liste um deine betrieblichen Punkte.
Ausbildungsvertrag und Eintragung bei der Kammer
Am Anfang steht der Ausbildungsvertrag. Der wesentliche Inhalt muss spätestens vor Beginn der Ausbildung schriftlich niedergelegt werden. Seit der BBiG-Reform 2024 ist das auch in Textform möglich, also zum Beispiel per E-Mail. Der Azubi muss den Empfang dann bestätigen, und der Betrieb muss den Nachweis aufbewahren. Bei minderjährigen Azubis unterschreiben zusätzlich die gesetzlichen Vertreter, in der Regel die Eltern.
Danach beantragt der Betrieb ohne Verzögerung die Eintragung in das Verzeichnis der Ausbildungsverhältnisse bei der zuständigen Kammer. Viele Kammern bieten dafür ein Onlineportal an. Die Eintragung ist Voraussetzung für die spätere Zulassung zur Abschlussprüfung, deshalb sollte sie nicht liegen bleiben. Kümmere dich darum am besten in derselben Woche, in der der Vertrag unterschrieben ist.
Lege für jeden Azubi eine eigene Akte an, digital oder auf Papier, in der Vertrag, Empfangsbestätigung, Eintragungsbestätigung und später die weiteren Unterlagen landen. Das klingt nach Bürokratie, spart aber Sucherei, wenn die Kammer nachfragt oder ein Kollege die Ausbildung übernimmt, weil du länger ausfällst. Gesundheitsbezogene Unterlagen gehören dabei getrennt und geschützt abgelegt.
Sozialversicherung und Krankenkasse
Azubis sind sozialversicherungspflichtig, und zwar in allen Zweigen: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Betrieb meldet den Azubi über die Krankenkasse an, die als Einzugsstelle für alle Zweige zuständig ist. In der Regel geschieht das mit der ersten Entgeltabrechnung über das Lohnprogramm oder das Steuerbüro.
Welche Krankenkasse es wird, entscheidet der Azubi selbst. Frag frühzeitig danach, denn viele Schulabgänger waren bisher familienversichert und müssen sich jetzt zum ersten Mal selbst kümmern. Die Krankenkasse bestätigt dem Arbeitgeber die Mitgliedschaft inzwischen auf elektronischem Weg. Für die Meldung brauchst du außerdem die Sozialversicherungsnummer. Hat der Azubi noch keine, kann der Betrieb sie über die Meldung beantragen lassen.
In einigen Branchen, etwa im Baugewerbe, in der Gastronomie oder in der Gebäudereinigung, gilt zusätzlich die Pflicht zur Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsbeginn. Wenn du in so einer Branche arbeitest, kläre das mit dem Lohnbüro vor dem ersten Tag.
Merke: Vertrag, Eintragung, Untersuchung und Berufsschule zuerst. Die Lohnunterlagen müssen spätestens vor dem ersten Monatsende vollständig sein.
Steuer-ID und Daten für die Lohnabrechnung
Für die Lohnabrechnung braucht der Betrieb die steuerliche Identifikationsnummer und das Geburtsdatum des Azubis. Damit ruft er die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Finanzamt ab. Die Steuer-ID haben die meisten jungen Menschen schon seit ihrer Geburt, wissen aber nicht, wo sie steht. Ein Hinweis auf alte Schreiben des Finanzamts oder auf die Eltern hilft.
Dazu kommen die Bankverbindung für die Vergütung und gegebenenfalls Angaben zu vermögenswirksamen Leistungen, wenn ein Tarifvertrag oder der Betrieb sie vorsieht. Bei Azubis aus Staaten außerhalb der EU musst du außerdem prüfen, ob ein passender Aufenthaltstitel vorliegt, der die Ausbildung erlaubt. Die Vergütung ist spätestens am letzten Arbeitstag des Monats fällig, deshalb sollten diese Daten vor dem ersten Monatsende vollständig sein.
Berufsschule und ärztliche Bescheinigung
Der Azubi muss an der zuständigen Berufsschule angemeldet werden. In den meisten Ländern übernimmt das der Betrieb. Melde früh an, damit der Azubi in die richtige Klasse kommt und du den Stundenplan für die Einsatzplanung kennst. Mehr dazu steht unter Berufsschule und Lernortkooperation.
Ist der Azubi bei Beginn noch keine 18, braucht er eine Bescheinigung über die Erstuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz. Ohne sie darf er nicht beschäftigt werden, und die Kammer verlangt sie in der Regel für die Eintragung. Erinnere den Azubi gleich nach Vertragsschluss daran, sich einen Termin zu holen. Was genau dazugehört, erklärt die Seite zur ärztlichen Untersuchung von Jugendlichen.
Arbeitsmittel, Kleidung und Zugänge
Ausbildungsmittel stellt der Betrieb kostenlos. Dazu gehören Werkzeuge, Fachliteratur, Software und alles, was der Azubi für die betriebliche Ausbildung braucht. Bei Schutzkleidung und persönlicher Schutzausrüstung gilt das ebenfalls. Bestelle Größen rechtzeitig. Wer am ersten Tag in viel zu großen Sicherheitsschuhen über die Baustelle stolpert, fühlt sich nicht willkommen.
Im Büro und zunehmend auch in Werkstätten geht es außerdem um digitale Zugänge: Benutzerkonto, E-Mail-Adresse, Zugriff auf Programme, Zeiterfassung, Schlüssel oder Zugangskarte. Die IT braucht dafür oft mehrere Tage Vorlauf. Ein Azubi in einem Versicherungsbüro, der in der ersten Woche nicht ins System kommt, kann kaum etwas Sinnvolles tun. Wie du den Arbeitsplatz insgesamt vorbereitest, steht auf der Seite Den Ausbildungsplatz vorbereiten.
Unterweisungen und Belehrungen
Vor der ersten Tätigkeit muss der Azubi über die Gefahren an seinem Arbeitsplatz unterwiesen werden. Das ist keine Formalie zum Abheften, sondern eine echte Einweisung, die dokumentiert wird. Bei Jugendlichen gelten dafür zusätzliche Vorgaben. Was eine gute Unterweisung ausmacht, steht unter Arbeitsschutz und Sicherheitsunterweisung.
Je nach Branche kommen weitere Belehrungen hinzu: im Lebensmittelbereich zum Infektionsschutz, im Büro zu Datenschutz und Verschwiegenheit, in der Pflegeverwaltung oder bei Steuerberatern zur besonderen Vertraulichkeit. Plane diese Punkte über die ersten Tage verteilt ein, damit der Azubi nicht am ersten Morgen zehn Unterschriften leisten muss, ohne zu wissen, worunter.
Die Checkliste im Überblick
Zum Abhaken in der Reihenfolge, in der die Punkte meist anfallen:
- Ausbildungsvertrag schließen, bei Minderjährigen mit Unterschrift der Eltern, Empfang bestätigen lassen.
- Eintragung bei der Kammer beantragen.
- Bei Jugendlichen an die Erstuntersuchung erinnern und die Bescheinigung einholen.
- Azubi an der Berufsschule anmelden.
- Krankenkasse, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Bankverbindung erfragen.
- Anmeldung zur Sozialversicherung veranlassen, bei Bedarf Sofortmeldung.
- Arbeitsmittel, Kleidung und Schutzausrüstung bestellen.
- Digitale Zugänge, Schlüssel und Zeiterfassung beantragen.
- Unterweisungen und Belehrungen für die ersten Tage planen.
- Betriebsrat, falls vorhanden, und Team über den Start informieren.
So kommt die Checkliste in der Prüfung vor
In der schriftlichen Prüfung werden die Formalitäten meist als Fallaufgabe abgefragt: Ein Betrieb hat einen Vertrag mit einer 17-Jährigen geschlossen, welche Schritte stehen bis zum Ausbildungsbeginn an? Prüfer erwarten hier keine vollständige Liste, aber die zentralen Punkte: Eintragung, ärztliche Bescheinigung, Berufsschule, Sozialversicherung. Wer die Reihenfolge begründen kann, zeigt Überblick.
Gern kombiniert werden solche Aufgaben mit einem kleinen Fehler im Sachverhalt. Etwa so: Der Vertrag mit einem 16-Jährigen ist geschlossen, der Ausbildungsbeginn ist am Montag, die Untersuchungsbescheinigung fehlt noch. Darf er anfangen? Hier wird erwartet, dass du das Beschäftigungsverbot erkennst und eine sinnvolle Lösung vorschlägst, also den Termin sofort zu organisieren. Solche Konstellationen lohnt es sich gezielt mit Übungsfragen zu trainieren, weil man den Haken beim schnellen Lesen leicht übersieht.
Häufige Fragen
Die Gebühren trägt der Ausbildungsbetrieb. Dem Azubi dürfen dafür keine Kosten in Rechnung gestellt werden.
Ja, die Ausbildung beginnt zum vereinbarten Termin. Die Eintragung sollte aber beantragt sein, und bei Jugendlichen muss die ärztliche Bescheinigung vorliegen.
Grundsätzlich teilen sich Azubi und Betrieb die Beiträge. Nur bei sehr niedriger Vergütung trägt der Betrieb sie allein, die genaue Grenze kennt dein Lohnbüro.
