Wenn der Ausbildungsvertrag unterschrieben ist, landet er nicht nur in der Personalakte. Der Betrieb muss bei der zuständigen Stelle, meist der IHK oder der Handwerkskammer, die Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse beantragen. Im Handwerk heißt es Lehrlingsrolle, gemeint ist dasselbe. Wie der Vertrag selbst zustande kommt, beschreibt die Seite zum Ausbildungsvertrag.
Das Verzeichnis ist mehr als eine Liste. Mit der Eintragung prüft die Kammer, ob der Vertrag den gesetzlichen Vorgaben entspricht und ob Betrieb und Ausbilder überhaupt ausbilden dürfen. Und sie ist eine Voraussetzung dafür, dass der Azubi später zur Abschlussprüfung zugelassen wird. Wer die Eintragung verschleppt, schafft sich also ein Problem, das unter Umständen erst Jahre später sichtbar wird.
Wann der Antrag gestellt wird
Das Berufsbildungsgesetz verpflichtet den Ausbildenden, die Eintragung unverzüglich nach Abschluss des Vertrags zu beantragen. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern, also nicht erst, wenn die Ausbildung beginnt, und schon gar nicht erst, wenn die Berufsschule nachfragt. Eine Kopie der Vertragsniederschrift und des Empfangsnachweises wird dem Antrag beigefügt.
Die meisten Kammern bieten dafür inzwischen Online-Verfahren an. Der Betrieb gibt die Vertragsdaten in ein Portal ein, der Vertrag wird daraus erstellt und direkt zur Eintragung übermittelt. Das spart Zeit und vermeidet Abschreibfehler. Wer noch mit Papierformularen arbeitet, schickt die Unterlagen so ein, wie die Kammer es vorgibt.
Ein Beispiel aus einem Sanitärbetrieb: Der Vertrag mit dem künftigen Anlagenmechaniker wird im Februar unterschrieben, die Ausbildung beginnt im August. Der Antrag auf Eintragung geht trotzdem in derselben Woche raus, nicht erst im Sommer. So bleibt genug Zeit, falls die Kammer Rückfragen hat, und die Berufsschule kann den neuen Azubi rechtzeitig einer Klasse zuordnen.
Bei minderjährigen Azubis will die Kammer außerdem die Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung sehen. Fehlt sie, verzögert sich die Eintragung. Das ist einer der häufigsten Stolpersteine, mehr dazu auf der Seite zur ärztlichen Untersuchung von Jugendlichen.
Was die Kammer prüft
Die Kammer trägt das Ausbildungsverhältnis ein, wenn der Vertrag dem Gesetz und der Ausbildungsordnung entspricht und die Voraussetzungen im Betrieb gegeben sind. Konkret schaut sie auf drei Bereiche.
- Der Vertrag selbst: Sind alle Mindestangaben enthalten? Liegt die Probezeit zwischen einem und vier Monaten? Ist die Vergütung angemessen und erreicht sie mindestens die Mindestausbildungsvergütung, sofern kein Tarifvertrag gilt? Ist die Ausbildungsdauer richtig angegeben?
- Die Eignung der Ausbildungsstätte: Kann der Betrieb die Inhalte des Ausbildungsrahmenplans vermitteln, und stimmt das Verhältnis von Fachkräften zu Azubis? Mehr dazu auf der Seite zur Eignung der Ausbildungsstätte.
- Die Eignung der Personen: Sind Ausbildender und Ausbilder persönlich geeignet, und hat der benannte Ausbilder die fachliche Eignung, in der Regel einschließlich des AEVO-Nachweises? Hintergründe stehen im Ratgeber Wer darf ausbilden?
Bei einem Betrieb, der zum ersten Mal ausbildet, meldet sich oft ein Ausbildungsberater der Kammer, um die Voraussetzungen zu klären, manchmal auch mit einem Besuch vor Ort. Bei Betrieben, die seit Jahren ausbilden, läuft die Prüfung meist unauffällig im Hintergrund.
Merke: Eintragung unverzüglich nach Vertragsschluss beantragen und jede wesentliche Vertragsänderung nachmelden. Sonst kann es bei der Prüfungszulassung eng werden.
Wenn die Kammer Mängel findet
Findet die Kammer Mängel, meldet sie sich in der Regel zuerst beim Betrieb. Häufige Gründe sind banal: eine Probezeit von sechs Monaten, eine Vergütung unter der Mindestgrenze, die fehlende Zustimmung der Eltern oder ein Ausbilder, für den kein Eignungsnachweis vorliegt. Solche Fehler lassen sich meist schnell beheben, und der Vertrag wird nach der Korrektur eingetragen.
Schwieriger wird es, wenn die Eignung des Betriebs oder des Ausbilders grundsätzlich fehlt. Dann kann die Kammer die Eintragung ablehnen, und der Betrieb muss nachbessern, etwa durch einen geeigneten Ausbilder oder durch Ausbildungsabschnitte in einem anderen Betrieb. Ein kleiner Onlineshop, der Kaufleute im E-Commerce ausbilden möchte, aber keine eigene Buchhaltung hat, kann diesen Teil zum Beispiel über eine Verbundlösung abdecken. Wer ein solches Problem kommen sieht, spricht am besten vor Vertragsschluss mit den Ausbildungsberatern der Kammer.
Warum die Eintragung für die Abschlussprüfung zählt
Zur Abschlussprüfung wird zugelassen, wer die Ausbildungszeit zurückgelegt hat (oder wessen Ausbildungszeit kurz nach dem Prüfungstermin endet), wer an vorgeschriebenen Zwischenprüfungen teilgenommen und den Ausbildungsnachweis geführt hat und wessen Ausbildungsverhältnis im Verzeichnis eingetragen ist. Fehlt die Eintragung, ist die Zulassung nur möglich, wenn weder der Azubi noch seine gesetzlichen Vertreter das zu vertreten haben.
Für den Betrieb heißt das: Eine vergessene Eintragung trifft am Ende den Azubi, der für den Fehler nichts kann, und sie führt zu einem Konflikt, den keiner braucht. Ein Beispiel aus der Gastronomie: Ein Restaurant stellt im Sommer kurzfristig einen Koch-Azubi ein, der Vertrag liegt in der Schublade, die Eintragung wird vergessen. Bei der Anmeldung zur Zwischenprüfung fällt auf, dass die Kammer den Azubi gar nicht kennt. Das lässt sich meist noch retten, kostet aber Zeit und Nerven. Wie die Zulassung genau geregelt ist, steht auf der Seite zur Zulassung zur Abschlussprüfung.
Änderungen während der Ausbildung melden
Das Verzeichnis soll den aktuellen Stand abbilden. Ändert sich der wesentliche Inhalt des Vertrags, wird auch die Änderung eingetragen. Typische Fälle sind:
- Verkürzung oder Verlängerung der Ausbildungszeit
- Wechsel in eine Teilzeitausbildung oder zurück in Vollzeit
- Wechsel des verantwortlichen Ausbilders
- Änderung der Fachrichtung oder des Schwerpunkts
- vorzeitige Lösung des Vertrags, etwa durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag
Gerade der Ausbilderwechsel wird oft vergessen. Wenn die bisherige Ausbilderin in Elternzeit geht oder den Betrieb verlässt, muss die Kammer wissen, wer jetzt verantwortlich ist und ob diese Person geeignet ist. Bei einer Verkürzung oder Verlängerung läuft ohnehin ein Antrag über die Kammer, sodass die Änderung dort automatisch ankommt. Bei einer Kündigung dagegen musst du selbst daran denken, die Kammer zu informieren.
Daten im Verzeichnis
Im Verzeichnis werden personenbezogene Daten gespeichert, etwa Name, Geburtsdatum, Schulabschluss, Ausbildungsberuf und die wichtigsten Vertragsdaten. Die Kammer nutzt sie für die Prüfungsorganisation, die Ausbildungsberatung und die Berufsbildungsstatistik. Für den Betrieb heißt das vor allem: Er muss die Angaben vollständig und richtig machen.
Eine praktische Folge: Weil die Kammer die Daten hat, kommen Einladungen zur Zwischen- und Abschlussprüfung, Informationen zu überbetrieblichen Lehrgängen oder Hinweise zu Fristen oft direkt beim Betrieb an. Stimmt die hinterlegte Adresse oder der Ansprechpartner nicht mehr, geht solche Post leicht verloren. Ein kurzer Abgleich der Stammdaten, etwa wenn die Personalabteilung wechselt, verhindert das.
Prüfungsrelevanz: das Verzeichnis in Fallaufgaben
In der AEVO-Prüfung wird das Verzeichnis vor allem in zwei Zusammenhängen gefragt. Erstens bei den Schritten nach dem Vertragsschluss: Was muss der Betrieb tun, und bis wann? Die Antwort „unverzüglich die Eintragung bei der zuständigen Stelle beantragen und Kopien von Niederschrift und Empfangsnachweis beifügen“ gehört dazu. Zweitens bei der Zulassung zur Abschlussprüfung, wenn ein Fall beschreibt, dass die Eintragung fehlt. Hier musst du wissen, dass die Zulassung dann nur möglich ist, wenn der Azubi den Mangel nicht zu vertreten hat. Wer außerdem erklären kann, dass die Kammer mit der Eintragung Vertrag und Eignung prüft, zeigt, dass er den Zweck verstanden hat.
Häufige Fragen
Das regelt jede Kammer selbst in ihrer Gebührenordnung. Frag im Zweifel direkt bei deiner Kammer nach, die Information steht meist auch auf deren Website.
Üblicherweise bekommt der Betrieb eine Mitteilung der Kammer, sobald das Ausbildungsverhältnis eingetragen ist. Bleibt sie aus, lohnt sich eine Nachfrage, bevor die ersten Prüfungsfristen anstehen.
Der alte Vertrag endet und wird im Verzeichnis ausgetragen, der neue Betrieb schließt einen eigenen Vertrag und beantragt eine neue Eintragung. Bereits absolvierte Ausbildungszeit kann bei gleichem Beruf in der Regel berücksichtigt werden.
